법인카드 종이 영수증 꼭 보관해야 하나요?

법인카드 종이 영수증 보관 의무는 상황에 따라 다르며, 전자적 증빙으로 대체 가능한 경우도 있습니다. 다음은 구체적인 내용입니다.

1. 원칙: 증빙 자료 보관 의무

• 법인세법 및 소득세법에 따라 법인은 법인카드 사용 내역에 대한 증빙 자료를 5년간 보관해야 합니다. 이는 세무조사 시 소명 자료로 활용되며, 미비 시 불이익이 발생할 수 있습니다.

2. 종이 영수증 보관이 필요한 경우

• 건당 3만원 초과 거래: 원칙적으로 3만원 초과 거래는 반드시 적격증빙(세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증)을 수취하고 보관해야 합니다. 종이 영수증은 신용카드 매출전표에 해당하므로 보관해야 합니다.
• 종이 영수증 외 다른 증빙이 없는 경우: 전자적 증빙(예: 카드사 홈페이지 거래 내역)만으로는 부족할 수 있습니다. 특히, 거래 일시, 금액, 가맹점 정보 외에 구체적인 사용 목적 등을 기재해야 하는 경우 종이 영수증에 메모하여 보관하는 것이 좋습니다.
• 세무조사 요구: 세무조사 시 세무 공무원이 종이 영수증 실물을 요구하는 경우가 있을 수 있습니다.

3. 종이 영수증 보관이 불필요한 경우 (전자적 증빙으로 대체 가능한 경우)

• 건당 3만원 이하 거래: 3만원 이하의 소액 거래는 법인카드 사용 내역과 함께 품의서, 지출결의서 등 내부 증빙 서류를 갖추면 종이 영수증을 보관하지 않아도 됩니다.
• 전자세금계산서, 전자계산서 발급: 전자세금계산서나 전자계산서를 발급받은 경우 종이 영수증은 별도로 보관하지 않아도 됩니다.
• 법인카드 사용 내역 자동 수집 시스템: 회계 프로그램이나 경비 처리 시스템을 통해 법인카드 사용 내역이 자동으로 수집되고, 사용 목적 등 필요한 정보가 함께 기록되는 경우 종이 영수증을 보관하지 않아도 됩니다. 단, 시스템의 신뢰성이 확보되어야 합니다.
• 국세청 홈택스: 국세청 홈택스에서 법인카드 사용 내역을 조회하고 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.

4. 추가적으로 고려할 사항

• 회사 내부 규정: 회사 내부 규정에서 종이 영수증 보관을 의무화하고 있다면 이를 따라야 합니다.
• 영수증 훼손 방지: 종이 영수증은 시간이 지나면 잉크가 옅어지거나 손상될 수 있으므로 복사본을 만들거나 스캔하여 보관하는 것이 좋습니다.
• 정기적인 확인: 법인카드 사용 내역과 증빙 자료를 정기적으로 확인하여 누락된 부분이 없는지 점검해야 합니다.

결론

3만원 초과 거래는 종이 영수증 보관이 원칙이지만, 전자적 증빙이 충분하고 회사 내부 규정 및 세무상 문제가 없다면 종이 영수증을 보관하지 않아도 됩니다. 3만원 이하 소액 거래는 내부 증빙 서류를 갖추면 종이 영수증 보관 의무가 없습니다.